Trại heo nhỏ chỉ cần năm cuốn sổ (hoặc năm trang bảng tính) là biết lãi lỗ thật: sổ đàn (heo vào, ra, chết, đẻ), sổ kho cám, sổ thu chi tiền mặt, sổ công nợ và sổ thú y. Cái làm sổ của hộ nhỏ hay sai không phải thiếu sổ mà là quên đếm heo đang nuôi và cám còn trong kho vào cuối kỳ — thiếu hai thứ đó thì tháng thả lứa mới trông như lỗ, tháng bán heo trông như lãi to, cả hai đều không đúng.
Bài này nói cách tổ chức sổ. Cách cộng chi phí một lứa có ở bài chi phí nuôi một con heo thịt; ở đây không nhắc lại.
Vì sao "tiền trong túi" không phải lãi lỗ
Nhiều hộ tính lãi bằng cách nhìn két: cuối năm tiền nhiều hơn đầu năm là lãi. Cách này sai ở ba chỗ:
- Đàn heo thay đổi. Đầu năm chuồng có 30 con nhỏ, cuối năm có 30 con sắp xuất. Giá trị đàn đã tăng dù tiền chưa về.
- Cám lấy chịu. Két nhiều tiền có thể vì đang nợ đại lý mấy chục bao.
- Tiền nhà và tiền trại lẫn nhau. Rút tiền heo đi đám cưới, lấy tiền lương đổ vào cám — cuối năm không ai nhớ.
Muốn biết lãi lỗ thật của một kỳ (một tháng, một quý, một năm), phải tính:
Kết quả kỳ = (Tiền bán heo + Giá trị đàn cuối kỳ + Cám tồn cuối kỳ) − (Giá trị đàn đầu kỳ + Cám tồn đầu kỳ + Tổng chi trong kỳ)
Trong đó "tổng chi" tính cả khoản đã mua mà chưa trả tiền. Đây là lý do cần sổ công nợ.
Năm cuốn sổ và mỗi cuốn ghi gì
| Sổ | Mỗi dòng ghi | Ghi khi nào | Để trả lời câu hỏi |
|---|---|---|---|
| Sổ đàn | Ngày, ô chuồng, nhập/xuất/chết/đẻ/chuyển ô, số con, kg (nếu có) | Ngay khi có biến động | Trại đang có bao nhiêu con, ở đâu, tỉ lệ chết bao nhiêu |
| Sổ kho cám | Ngày, loại cám, nhập bao nhiêu kg, xuất cho ô nào bao nhiêu kg | Mỗi lần nhập, mỗi ngày hoặc mỗi bao xuất | FCR thật, cám đang thất thoát ở đâu |
| Sổ thu chi | Ngày, nội dung, thu, chi, hình thức (tiền mặt/chuyển khoản) | Mỗi khoản | Dòng tiền, khoản nào lớn |
| Sổ công nợ | Ai, ngày, nợ bao nhiêu, đã trả, còn lại | Khi lấy chịu, khi bán chưa thu tiền | Mình đang nợ ai, ai đang nợ mình |
| Sổ thú y | Ngày, ô, vaccine/sát trùng/ca bệnh, ai làm, thú y kết luận gì | Mỗi lần | Lịch phòng bệnh đã đủ chưa, ca bệnh lặp lại ở đâu |
Năm sổ này cũng là nền cho các yêu cầu ghi chép khi nuôi theo VietGAP hay khi ký hợp đồng với công ty. Có sẵn sổ thì làm hồ sơ nhanh hơn nhiều.
Sổ đàn — cuốn quan trọng nhất
Mọi con số khác dựa trên sổ đàn. Mẹo: cuối mỗi tuần đếm thật từng ô và so với sổ. Lệch một con là phải tìm ra vì sao — chết chưa ghi, chuyển ô quên ghi, hay mất. Trại có nái thì kèm thêm thẻ nái riêng cho từng con.
Sổ kho cám — chỗ phát hiện thất thoát
Nhiều hộ chỉ ghi lúc mua cám, không ghi lúc xuất. Thế là chỉ biết tổng, không biết ô nào ăn bao nhiêu. Cách đơn giản: mỗi bao mở ra ghi một gạch vào cột của ô đó. Cuối lứa cộng số bao × kg/bao là ra lượng cám của ô.
Cuối tháng đếm số bao còn trong kho. Tồn đầu + nhập − xuất phải bằng tồn thật. Lệch nhiều là có chuột, có ẩm mốc phải bỏ, hoặc ghi thiếu.
Đánh giá đàn đang nuôi cuối kỳ
Đây là bước hộ nhỏ hay bỏ. Cuối kỳ, chuồng còn heo chưa bán — chúng có giá trị. Có hai cách định giá:
- Theo chi phí đã bỏ vào: tiền giống + cám + thú y đã dùng cho lứa đó tới ngày chốt. Cách này thận trọng, không phụ thuộc giá thị trường.
- Theo giá thị trường ước: số con × kg ước (đo bằng thước dây hoặc cân mẫu) × giá heo hơi lúc đó. Cách này phản ánh "nếu bán ngay thì được bao nhiêu" nhưng dao động theo giá.
Hộ nhỏ nên dùng cách thứ nhất cho sổ lãi lỗ, và ghi cách thứ hai bên cạnh để tham khảo. Quan trọng là dùng cùng một cách mọi kỳ, không đổi qua đổi lại cho đẹp số.
Ví dụ đọc kết quả một quý — số giả định
Giả định một quý, hộ có số liệu (đơn vị đv giả định):
| Khoản | Giá trị (đv, giả định) |
|---|---|
| Tiền bán heo trong quý | 8.000 |
| Giá trị đàn cuối quý (theo chi phí) | 3.500 |
| Cám tồn cuối quý | 400 |
| Giá trị đàn đầu quý | 4.000 |
| Cám tồn đầu quý | 300 |
| Tổng chi trong quý (kể cả cám lấy chịu) | 7.000 |
Kết quả quý = (8.000 + 3.500 + 400) − (4.000 + 300 + 7.000) = 11.900 − 11.300 = 600 đv (giả định).
Nếu chỉ nhìn tiền: thu 8.000, chi 7.000, tưởng là 1.000. Sai 400 đv, vì đàn cuối quý ít giá trị hơn đầu quý — trại đã "bán bớt vốn" chứ không chỉ bán phần lời. Ngược lại có quý tiền mặt âm nhưng đàn tăng giá trị, thực chất không xấu như nhìn két.
Tách tiền nhà và tiền trại
- Nếu được, mở một tài khoản ngân hàng riêng cho trại. Mọi tiền bán heo vào đó, mọi tiền cám ra từ đó.
- Khi lấy tiền trại dùng việc nhà, ghi một dòng "rút về nhà". Khi bỏ tiền nhà vào trại, ghi "góp vốn". Hai dòng này không phải chi phí hay doanh thu, nhưng phải ghi để sổ khớp.
- Rau, chuối, ngô nhà trồng cho heo ăn: ghi theo giá ước nếu muốn biết chi phí thật.
Sổ giấy hay điện thoại
Không có cách nào tốt hơn hẳn. Sổ giấy treo ở chuồng thì ghi được ngay, tay bẩn vẫn ghi, không sợ hết pin. Bảng tính trên điện thoại cộng nhanh, khó mất số, dễ gửi cho ngân hàng khi vay vốn. Cách nhiều trại làm: sổ giấy ở chuồng cho sổ đàn và sổ thú y, bảng tính cho thu chi và công nợ, cuối tuần chép số từ giấy sang.
Mùa nồm miền Bắc và mùa mưa miền Nam, sổ giấy để ở chuồng nhanh ẩm mục — bọc túi nilon hoặc để trong hộp nhựa có nắp.
Bắt tay làm: lịch ghi sổ
- Hằng ngày: gạch bao cám mở ra cho ô nào; ghi heo chết, heo đẻ, heo ốm.
- Mỗi lần có tiền: ghi sổ thu chi ngay, kèm hoá đơn hoặc ảnh chụp phiếu.
- Cuối tuần: đếm heo từng ô so với sổ đàn; chép số từ sổ giấy sang bảng tính.
- Cuối tháng: đếm bao cám tồn; đối chiếu công nợ với đại lý.
- Cuối quý hoặc cuối lứa: định giá đàn đang nuôi, tính kết quả theo công thức ở trên.
Mỗi ngày tốn chừng năm phút. Sau một năm, anh chị có thứ mà nhiều trại lớn hơn vẫn không có: con số thật của chính mình.
Học thêm ở đâu
- Trung tâm khuyến nông tỉnh và Hội Nông dân hay có lớp "hạch toán kinh tế nông hộ", phát mẫu sổ.
- Hợp tác xã chăn nuôi thường có sẵn mẫu sổ chung cho thành viên.
- Khi vay vốn, cán bộ tín dụng thường hỏi số liệu thu chi — hỏi họ mẫu bảng nào dễ làm hồ sơ.
Câu hỏi thường gặp
Trại heo nhỏ cần ghi những sổ gì?
Năm sổ cơ bản: sổ đàn, sổ kho cám, sổ thu chi, sổ công nợ và sổ thú y. Trại có nái thì thêm thẻ nái cho từng con. Có thể gộp vào một cuốn chia mục, miễn là ghi đều.
Làm sao biết trại heo lãi hay lỗ thật?
Phải tính cả giá trị đàn heo và cám tồn ở đầu và cuối kỳ, không chỉ nhìn tiền thu chi. Kết quả bằng tiền bán cộng giá trị cuối kỳ, trừ giá trị đầu kỳ và tổng chi. Chi phí phải gồm cả khoản lấy chịu chưa trả.
Có nên ghi sổ trên điện thoại không?
Nên dùng điện thoại cho thu chi và công nợ vì cộng nhanh, khó mất. Sổ đàn và sổ thú y ghi giấy ở chuồng tiện hơn vì ghi ngay được. Cuối tuần chép từ giấy sang điện thoại.
Giá trị đàn heo đang nuôi tính thế nào?
Cách thận trọng là cộng chi phí đã bỏ vào lứa đó tới ngày chốt sổ: tiền giống, cám, thú y. Cách khác là ước theo kg và giá heo hơi hiện tại. Chọn một cách và dùng nhất quán mọi kỳ.
Vì sao số bao cám trong sổ không khớp với kho?
Thường do ghi xuất thiếu, cám bị chuột hoặc ẩm mốc phải bỏ, hoặc lấy cám cho ô này nhưng ghi ô khác. Đếm kho mỗi tháng và gạch mỗi bao lúc mở sẽ thu hẹp được chỗ lệch.
